Ресторанная группа – это форма организации, позволяющая централизовать процессы закупки продуктов, управления качеством, персоналом и финансами, а также проводить более эффективную маркетинговую и рекламную политику. Организация ресторанной группы требует тщательной подготовки и разработки положений о работе каждого отдела, стандартов работы всех сотрудников, руководителя ресторанной группы и их взаимодействия между собой.
Основная рабочая задача – разработать архитектуру бренда и Концепцию ресторанной группы, составить план внедрения единых процессов и организации ресторанной группы, создать систему/структуры ресторанной группы, описать функциональную специализацию каждого отдела на каждом этапе формирования, с зонами ответственности, определить порядок их взаимодействия и коммуникации, систему ведения и логистики документооборота, разработать штатное расписание, Стандарты работы каждого специалиста и Положения работы каждого отдела на каждом этапе.
Продолжительность проведения работ составила – 1,5 месяца.
Был задействован штат специалистов компании RESTA: Специалисты по организации ресторанных проектов, маркетологи, HR-специалисты, специалисты по сервису.
Результат. Разработана Концепция со всеми необходимыми стандартами работы, штатным расписанием, описанием взаимодействий сотрудников между собой. Концепция представляет собой полное руководство по созданию и управлению ресторанной группой на 444 страницы, из них 160 страниц – уже разработанная документация к внедрению на каждом этапе организации группы, что ускоряет процесс и позволяет структурировать работу ресторанной группы с самого начала. Большинство информации также визуализировано для облегченного восприятия, важные моменты выделены для быстрой навигации по тексту.
За это время нам удалось:
- Архитектура бренда
Разработана архитектура бренда, определена его структура, цели и задачи ресторанной группы. Были предложены несколько вариантов нейминга и брендинга, по результатам выбранный вариант дорабатывался, было разработано новое лого, цвета и фирменный шрифт, предложены варианты оформления меню предприятий, входящих в группу, отражающие принадлежность группы – то же касалось и остальных фирменных атрибутик ресторанов. Разработана маркетинговая стратегия продвижения бренда и каждого бренда по отдельности, составлен план маркетинговых мероприятий.
2. Создать план по централизации и стандартизации процессов
Разработан подробный план по внедрению единых стандартов для ресторанной группы. Выделены несколько этапов для плавного развития группы с учетом масштабирования и открытия новых проектов, определены ответственные лица за каждые мероприятия, Необходимые условия реализации и сроки – для контроля работ по организации ресторанной группы.
3. Создать структуру управления ресторанной группы и сформировать необходимые отделы на каждом этапе.
Разработана организационная структура управления, которая является оптимальной для данных проектов, сочетает в себе все необходимые элементы, устанавливает четкую систему распределения задач, ролей и ответственности – создает благоприятные условия для эффективного функционирования бизнеса и достижения его целей. Мы устранили дублирующие функции сотрудников, составили четкую иерархию должностей и выделили соответствующие отделы.
4. Определение функциональной специализации каждого отдела, с зонами ответственности и порядком коммуникаций на каждом этапе.
Выделены цели, задачи в рамках головного бренда каждого отдела, функции и обязанности каждого специалиста отдела, подробно описаны взаимодействия с другими отделами и практическая значимость отделов – как это упростит работу, систематизирует процессы и поможет в дальнейшем масштабировании ресторанной группы на каждом этапе развития. Составлена матрица взаимодействий отделов, представлен перечень основных операционных процессов с указанием последовательности действий, ответственных отделов, специалистов отделов и подразделений ресторанной группы.
5. Разработка стандартов внутреннего документооборота и отчетности. Логистика документооборота ресторанной группы
Составлены стандарты внутреннего документооборота и логистики документации, указаны ответственные лица за составление документации, передачу, приемку и обработку, наименования необходимых документов и описаны порядок/сроки заполнения и передачи документа на каждом этапе организации ресторанной группы. Составлены сводные таблицы по отделам и подразделениям, а также по каждому ключевому специалисту и отделу – для передачи в работу, упрощения контроля и отслеживания за документооборотом и создания «прозрачной» системы учета. Описаны принципы хранения и архивации документации, методы безопасности и охраны конфиденциальной информации.
6. Организация пространства офиса и рекомендации по системе учета и необходимому ПО.
Для создания комфортной и продуктивной рабочей среды был разработан вариант грамотной организации офисного пространства с учетом принципов эргономики и современных подходов к дизайну рабочих зон. Составлен план зонирования с указанием кабинетов, обеденной зоны, расстановкой мебели, столов и распределением рабочих мест для всех сотрудников ресторанной группы. Для централизованного управления группой была предложена система учета, описание данной системы, ее преимущества и как это оптимизирует работу в ПО, предложены модули для ведения облачного документооборота и сервисы по автоматизации документооборота с контролирующими организациями (ЕГАИС, Честный знак, Меркурий) и поставщиками.
7. Разработка Штатного расписания, Положений о работе отделов и Стандартов работы каждого специалиста
С учетом структуры ресторанной группы составлено штатное расписание с необходимым количеством сотрудников, число которых было максимально оптимизировано для эффективной работы, но без завышенных затрат на ФОТ. Этого удалось добиться за счет четкого определения функций и обязанностей каждого отдела и сотрудника и прописания их взаимодействий друг с другом. Разработано 12 Положений об отделах ресторанной группы на каждый этап развития группы и 31 Стандарт работы каждого специалиста группы на разных этапах развития.
