После проведения комплексного аудита ресторана-пивоварни и кафе в парке отдыха «Хвалынь», Саратовская область мы приступили к внедрению комплекса мероприятий, направленных на оптимизацию работы предприятий питания и их подразделений – производства, сервиса, отдела закупок и бухгалтерии.

Основная рабочая задача – провести перезапуск пивоварни и кафе с учетом выявленных во время аудита недочетами, систематизировать рабочие процессы, создать и внедрить новые стандарты работы сотрудников и «прозрачную систему учёта», создать новую систему закупок, увеличить рентабельность предприятий и снизить расходную часть.

Продолжительность проведения работ составила 3 месяца.

Результат. Благодаря проведённым внедрениям удалось обновить меню и ТТК, настроить операционные процессы, наладить учет и бухгалтерию, пересмотреть и заключить новые договора с поставщиками продуктов и товаров на выгодных условиях, повысить профессиональные компетенции персонала. Мероприятия позволяют сохранить проект конкурентноспособным, обеспечивают Собственникам получение прозрачной и достоверной картины по финансовому и операционному положению дел на предприятиях за счет выстроенной и стандартизированной системы учета.

За счет всех проведенных мероприятий, стоимость закупок снизилась в 3 раза, расходная часть предприятий снизилась на 20 %, а чистая прибыль предприятия увеличилась в 2 раза.

Был задействован штат специалистов компании RESTA: Бренд-Шефы, специалисты по организации ресторанных проектов, специалисты внутреннего учета и систематизации данных в ПО, специалисты службы сервиса.

За это время нам удалось:

1. Разработано и детально проработано с поварами новое меню.

На основе анализа спроса, возможностей производства Кафе и Ресторана-пивоварни, особенностей концепции обоих заведений была провдена оптимизация действующего ассортимента блюд, улучшено действующее меню и добавлены новые позиции, сформированы рецептуры, ТТК, КК, КЭЦ. Отдельно Собственники получили меню Кафе, меню Ресторана-пивоварни и банкетное меню для своих гостей – все меню сформированы с учетом сезонности, ротации продуктов и оптимизации закупок у поставщиков. Особое внимание уделили блюдам Кафе – так как их продажа осуществляется с линии раздачи, а значит, блюда должны дольше сохранять свои вкусовые качества и привлекательный внешний вид, быть быстры и просты в приготовлении в течении дня.

Дополнительно были разработаны ТТК необходимых заготовок, проведены мастер-классы по их приготовлению и правильному хранению, чтобы обеспечить бесперебойную работу кухни в сезон пиковой нагрузки и увеличить производительность поваров в не сезон – благодаря новому меню и корректным ТТК, продуманной матрице используемых продуктов, пересмотру цен в соответствии с концепцией себестоимость (foodcost) блюд снизился на 30 %.

• Создание «прозрачной» системы учета.

Мы оптимизировали и обновили процессы в ПО R-Keeper, создали новую «прозрачную» структуру работы. Разработали стандарты работы для бухгалтера-калькулятора и всех специалистов в части учета. Сформировали бланки нормативных документов для всего персонала с возможностью отслеживания первичной информации и ее архивации. Обратили внимание на списания блюд с линии раздачи и на стафф-питание – из хаотичного списания блюд и продуктов нам удалось добиться максимальной оптимизации и минимальных потерь для бюджета. Затем провели обучающие сессии по внедрению новой системы учета, ведению всех необходимых нормативных документов и заполнению бланков списаний на производствах, выстроили логистику документооборота. В течение всего периода мы каждый день отслеживали правильность заполнения документации и анализировали расходную часть, моментально корректируя работу сотрудников при необходимости – такая структура при корректной работе снизила общие имеющиеся списания на 60 %, возможность злоупотреблений или халатности сотрудников на 100 %.

• Организовали рабочие встречи с партнерами-поставщиками товаров компании, договорились на новые условия сотрудничества на выгодных условиями с бонусами при имеющихся больших объемах закупки, проанализировали качество закупаемой продукции и дали рекомендации по смене поставщиков, изучили принципы работы действующих поставщиков и условий доставки (т.к. объект находится на большом расстоянии от города), сформировали новые критерии выбора будущих поставщиков и принципы заключения договоров для товароведа-поставщика – благодаря обновлению условий работы с поставщиками удалось увеличить скидку на некоторые позиции до 30 %, получить бонусные товары на сумму до 1 000 000.00 руб у каждого поставщика и снизить стоимость закупок в 3 раза.
• Рассчитали и ввели новую систему питания персонала, установили фиксированную сумму для каждой группы (работники предприятий питания, работники термального комплекса и отеля, администрации курорта) и наладили учет списаний – позволило сэкономить на стафф-питании на 40 % от предыдущей суммы без ущерба для сотрудников.
• Усилили контроль работы Директора на обеспечение финансовой устойчивости предприятия. Провели обучающие мастер-классы по Kitchen Management, кадровому менеджменту, сервису и проведению банкетных мероприятий. Реализовали комплекс работ по Бару – анализ работы бара, принципы взаимодействия его специалистов, ввели новые контролирующие и систематизирующие мероприятия учета – комплексный подход к обучению сотрудников позволяет внедрять изменения максимально быстро, повышение квалификации сотрудников дает возможность сократить штат и избавиться от неэффективных сотрудников, ФОТ снизился до рекомендуемых 25 %.

Весь этот комплекс мероприятий позволил нам выявить контрольные точки оптимизации работы подразделений и отдельных сотрудников, что дало новые возможности для увеличения прибыли.