Отель при «Хвалынском горнолыжном курорте», Саратовская область – еще один объект нашего аудита. В этот раз мы сосредоточились именно на аудите внутреннего учета и использования хозсредств и специализированной химии, так как именно это составляет основную часть расходов отеля.
Основная рабочая задача – провести аудит внутреннего учета хозсредств, проведение инвентаризаций, расходования моющих средств, их хранение и закупка.
Продолжительность проведения работ составила 2 недели.
Результат. Мы составили отчет, в котором отразили все аспекты внутреннего учета и расходования хозсредств, изучили все тонкости проведения инвентаризаций и возможные злоупотребления персонала, ведения отчетности, корректность заведения данных и составления базы номенклатуры и складов в ПО. В итоге, предложенные меры позволили сократить расходы на закупки на 15%.
Был задействован штат специалистов компании RESTA: специалисты по аудиту и анализу гостиничного бизнеса, бухгалтер и специалист учета.
За это время нам удалось:
- Анализ санитарного состояния отеля.
Наши специалисты проживали на территории отеля и гостевых домов несколько недель, что позволило нам в полной мере оценить его санитарное состояние и качество уборки. В своем отчете мы отразили каждую, даже мельчайшую деталь, сделав акцент на уровне отеля и как это может повлиять на удовлетворенность гостей. Также отметили качество и периодичность пополнения гостевых косметических и гигиенических принадлежностей. Все это делалось с учетом концепции – отель при горнолыжном курорте, аудит которого мы проводили, что также добавляет необходимость учитывать некоторые нюансы для удобства проживающих гостей.
2. Анализ ведения учета и логистики документооборота, закупок и хранения хоз.товаров.
Мы провели анализ ведения учета хоз.товаров и моющих средств в отеле, кто несет ответственность за заказ и выдачу хоз.товаров персоналу, каким образом проводятся инвентаризации и происходит подсчет остатков, проводится ли какая-то аналитическая работа по ее результатам и как корректируется объем закупок в зависимости от сезона. Проверили хранение хоз.товаров и моющих средств, расходников, каким образом организованы склады с точки зрения эргономичности и максимального использования полезного пространства. Выяснили, каким образом осуществляется передача отчетов, введение и архивация первичной документации, как выстроена логистика внутри предприятия и между подразделениями всего комплекса. Мы также изучили номенклатурную матрицу заказываемых хоз.товаров и расходников, дали рекомендации по ее сокращении, предпочитаемым средствам и дозировкам для эффективной уборки, какие гостевые принадлежности лучше использовать с надлежащим качеством – все это направлено на уменьшение расходов на закупки хоз.товаров и построение «прозрачной» системы учета.
3. Анализ штатного расписания и эффективности сотрудников, чек-листов/стандартов работы а рамках общего аудита отеля.
Наши специалисты также наблюдали за работой сотрудников, проверили наличие чек-листов и стандартов работы для каждого персонала. Особенно обращали внимание на наличие регламентируемых норм использования хозтоваров, в каких дозировках разводятся химические средства, как часто проводится уборка и четко ли прописаны все зоны, которым необходимо уделить внимание. В отчете были даны рекомендации по всем необходимым стандартам, чек-листам, нормативным журналам и документам, какие бланки следует завести – мы описали все шаги, необходимые для стандартизации процессов и установления контроля над работой сотрудников, рассказали про инструменты, которые помогут оценивать эффективность сотрудников и корректировать их работу.
