После проведенного индустриального аудита, мы приступили к разработке и внедрению меню, стандартизации процессов на ПГ «Фосфорит» ГК «Еврохим» г. Кингисепп.
Основная рабочая задача – разработка нового меню Столовых и Буфетов, разработка стандартов работы и чек-листов линейного персонала, стандартов для отдела закупок, стандартов для бухгалтерии и введения «прозрачной» системы учета, проведение консультаций, мастер-классов и обучающих тренингов по внедрению нового меню и стандартов для всего персонала.
Продолжительность проведения работ составила – 3 месяца.
Результат. В результате Заказчик получил новую систему работы на предприятии, оптимизацию и стандартизацию всех процессов – от закупки сырья до выкладки готовых блюд на раздачу и списаний. Для укрепления проведены обучающие мастер-классы и тренинги со всеми специалистами, составлены рекомендации в конце по дальнейшей работе и развитию.
Благодаря проведенным мероприятиям Заказчик получил:
- Стандартизированные процессы — оптимизация процессов, отсутствие хаотичности и минимизация ошибок, облегченный контроль за сотрудниками и введение новых в должность.
- Новое меню и список оборудования – все необходимое, для перезапуска кухни, улучшения вкуса, повышения количества потребителей и их удовлетворенности.
- Оптимизация расходов – снижение расходов за счет новых условий для закупок, предложенной системы работы, минимизация списаний за счет отлаженной системы контроля и инвентаризаций.
Был задействован штат специалистов компании RESTA: специалисты по организации предприятий общественного питания, пищевые технологи, Бренд-шеф, специалисты внутреннего учета и систематизации данных в ПО, специалист по ХАССП.
За это время нам удалось провести:
- Обновление оборудования и инвентаря
Проведен осмотр всего оборудования и инвентаря в Столовых, составлен список необходимого для замены по цехам с учетом объемов производства и разработанного меню. Таблица включала в себя не только позиции, подлежащие замене, но и предложены варианты оборудования взамен для каждого цеха по отдельности, с указанием количества, цены и особенностей для подбора аналогичного оборудования по пожеланию Заказчика. Выделено оборудование и инвентарь, обязательные к приобретению, а также дополнительные позиции, замена которых может производиться по усмотрению Заказчика.
- Разработка меню Столовых и Буфетов, Банкетного меню и меню для руководителей, рецептур для ТТК
Разработано новое меню Столовых, которое учитывало пожелания по вкусовым предпочтениям, сложностям технологии и квалификации поваров на местах. Оптимизирован ассортимент блюд для Буфетов, чтобы в Буфетах так же сохранялось разнообразие, были представлены различные позиции гарниров и горячих блюд, не требующих особых условий для упаковки и транспортировки. Также разработано функциональное меню – блюда для людей с лечебно-профилактическим питанием, основанные на щадящей тепловой обработке и использовании диетических продуктов. При разработке меню наш Бренд-шеф провел колоссальную работу, чтобы подобрать интересные и вкусные блюда, при этом не завышая их себестоимость, адаптировал интересные сочетания вкуса ресторанных блюд под условия индустриального производства и большие объемы выпускаемых блюд.
Также было разработано специальное меню для Банкетов и фуршетов, меню для руководителей и гостей, которое состояло уже из более гастрономически интересных блюд, ресторанную подачу и вкусы – с использованием того же оборудования и продуктов для оптимизации затрат. К каждому блюду из меню, конечно же, составлены рецептуры блюд и всех необходимых полуфабрикатов. Далее наши Бренд-шефы провели мастер-классы на месте по приготовлению всех блюд и п/ф, по выкладке их на линии раздачи с сотрудниками Заказчика, провели бракераж блюд, оценили работу сотрудников кухни и провели корректирующие мероприятия, дали рекомендации по улучшению профессиональных компетенций по результатам.
- Разработка системы закупок, критериев выбора поставщиков, стандартов
Предоставлены стандарты по проведению закупок на предприятии, разработаны критерии выбора поставщиков и система закупок, отбора поставщиков и окончательное утверждение их списка. Главная цель – оптимизировать закупки, предотвратить срывы поставок и снизить расходы за счет специальных условий т поставщиков в связи с большим оборотом продуктов и товаров. Дополнительно разработаны стандарты работы для менеджера по закупкам, основанные на новой системе закупок, и проведены тренинги для него для быстрой адаптации к работе в новой системе.
- Стандарты и чек-листы для персонала кухни и топ-менеджеров (Директора, Бренд-шефа), штатное расписание и графики работы.
С нуля составлены стандарты работы и чек-листы для поваров Столовых по всем цехам, для поваров раздачи в Столовых и кассиров в Буфетах – расписаны все операции в течение дня по времени, с учетом объемов производства и расписания обслуживания посетителей, заполнения необходимых документов и проведения всех операций по санитарным нормам. Мы также ввели стандарт закрытия дня/смены для Шеф-поваров, включающий в себя контроль за работой своих сотрудников, необходимые взаимодействия с товароведом и Бренд-шефом, ведение всей необходимой документации и отчетности.
Составлены стандарты работы Бренд-шефа, система отслеживания ключевых показателей (KPI) Для Бренд-шефа и Директора. Это сделано с целью предоставления Заказчику возможности контролировать работу ключевых специалистов, весь производственный процесс и, самое главное, финансовые показатели.
Разработан также стандарт приема, организации и оформления Банкетов/мероприятий специалистами Заказчика – в соответствии с новой системой учета и стандартами сервиса для таких мерпориятий.
С учетом разработанной системы производства, нами было оптимизировано штатное расписание, рассчитано количество необходимого персонала для исключения дублирования функций, для комфортной работы сотрудников и достижения максимальной производительности. К тому же, разработаны подробные графики работы, наглядно показывающие принцип работы, количество сотрудников в смену – все, что необходимо Заказчику для найма новых сотрудников и быстрого перехода на новую систему работы.
Конечно же, со всеми сотрудниками проведены обучающие тренинги работы с новой документацией — Kitchen Management, разъяснены новые графики и порядок работы по новым стандартам и чек-листам.
- Стандарты ведения документооборота и взаимодействия специалистов, логистика документации
Разработана новая «прозрачная система учета» и ведения документооборота – это включает в себя составление форм всех необходимых документов для работы персонала кухни, стандарта по закрытию кассовой смены для кассиров, стандартов работы для Бухгалтера-калькулятора по новой системе. Наша цель – максимально настроить отслеживание всех операций списаний по порче, нереализованных блюд, бою посуды и т.д. Для этого даже выведены нормы списания для каждой Столовой и основного склада, по разным статьям.
«Прозрачная система учета» невозможна без четких регламентов проведения инвентаризаций, их периодичности и порядка действий. Поэтому мы уделили особое внимание этому процессу, разработали план проведения инвентаризаций, с учетом особенностей работы предприятия, и сами стандарты по их проведению.
Самое важное – определить структуру передачи и логистики документов, зоны ответственности специалистов и периодичность сдачи документации – так, создан стандарт взаимодействия специалистов, подразделений (Столовые, точки реализации Буфеты) и логистики документооборота.
В конце нашими специалистами проведены все необходимые тренинги со всеми специалистами по заполнению и ведению документации, передачи и логистики, с Бухгалтером-калькулятором по работе в ПО, составлению отчетности, внесению первичной документации и работе с другими специалистами.
