Аудит в ресторане: операционный, финансовый, производственный

Уже несколько лет наша компания проводит комплексный анализ деятельности предприятий, а также расширенный АУДИТ - операционный, финансовый, производственный.

В процессе комплексного анализа и аудита выявляются недочеты и ошибки операционной деятельности предприятия в целом и каждого его подразделения, а также сравниваются и анализируются фактические данные, полученные аудитором, и отчетные показатели, которые предоставляются менеджерами предприятия его учредителям - зачастую эти данные не корректны, частично ошибочны, частично не полны, частично сфальсифицированы.

С учетом количества «не прозрачной» информации учредители не имеют представления об истинных объемах бедствия, системных финансовых и имиджевых потерях.

Приводим примеры некоторых распространённых ошибок и недочетов на предприятиях.

Оплата труда сотрудников – оптимизация расходов.

На основании действующего графика работы персонала, рабочих ставок, а также с учетом дней недели и фактических активностей в эти дни, мы произвели анализ эффективности работы персонала, системы вывода персонала на работу с учетом производственной необходимости. Произвели анализ предполагаемых потерь на оплату труда сотрудников. Анализ штатного расписания и оплаты труда сотрудников показал, штатное расписание/график работы сотрудников на производстве с учетом взаимозаменяемости сотрудников, четко поставленных задач и стандартизации процессов возможно оптимизировать до 25-30%. Исходя из проведенного анализа, можно сделать вывод, что штатное расписание/график работы сотрудников сформированы хаотично, не учитывают фактические реалии работы предприятия. В будние дни при низкой дневной выручке, на производстве (кухне) задействовано столько же поваров, сколько и в выходной день, что нецелесообразно и делает работу предприятия убыточным. График работы линейного персонала зала (официанты, бармены, менеджеры) составлен также со значительными недочетами или халатностью. Даже учитывая специфику предприятия, действующие маркетинговые акции, количество персонала, задействованного в будние дни, превышает параметры производственной необходимости на 25-30%. Используемая на предприятии система лояльности для персонала нецелесообразна, поскольку в будние дни линейный персонал не может повысить/ (не влияет) на средний чек и в целом не может увеличить дневную выручку по причине – плохого знания меню, большого стоп-листа, отсутствия посетителей. В выходной день линейный персонал (официанты) так же не влияет на увеличение выручки и личные продажи, по причине невозможности взаимодействия с каждым конкретным гостем (слишком большой наплыв гостей), и в целом выполняет функции ранера, а не продажника. В этой связи нецелесообразно выплачивать официантам нарастающий от увеличения выручки % за личные продажи. При анализе системы оплаты труда и учета рабочего времени сотрудников, были выявлены несоответствия и разрозненность данных. «Бюджет доходов и расходов - факт» (сведения, предоставляемые учредителям) не соответствует фактически начисленным и выплаченным заработным платам по «Табель зарплатный». Из всего перечисленного выше, можно сделать вывод, что речь идет, возможно, о системных ошибках в документообороте, неаккуратности или злоупотреблении.

Не квалифицированный персонал – финансовые и имиджевые потери.

Квалификация сотрудников производства низкая, повара не соблюдают правила приготовления блюд и п.ф., формируют блюда не по весам, добавляя ингредиенты на глаз. Все блюда приготовленные таким образом получаются разного веса, что противоречит ТТК, усложняет процесс учета, а также негативно сказывается на отзывах гостей и репутации предприятия. Квалификация сотрудников зала (официантов) не позволяет им быстро и качественно обслуживать гостей, в связи с чем, там, где может работать один человек, работают несколько создавая избыток персонала на рабочем месте. Отсутствия навыков коммуникации с гостями – любая просьба/проблема вызывает испуг и непонимание – создает дополнительные проблемы при обслуживании и взаимодействия с гостями. Ухудшает имидж предприятия. Скорость работы официантов очень низкая, процессы не стандартизированы. Производственные процессы на предприятия происходят хаотично. Процессы не стандартизированы. Отсутствует планирование, контроль за соблюдением регламентов и нормативов, как таковые регламенты и нормативы четко не установлены, персонал выполняет работу в соответствии с собственным пониманием приоритетов и способов решений рабочих задач. Коммуникации между подразделениями и отдельными сотрудниками не регламентированы и не контролируются.

Ошибки внутреннего учета/документооборота в ПО = прямые убытки предприятия.

Нормативные документы ТТК и КК. Почти по всех проанализированных ТТК выход блюда не соответствует норме закладки. А в ряде блюд норма закладки указана на 1 порцию (подразумевая 1 кг или 1 л), а закладка сделал на реальную порцию. Это следствие того, что бухгалтером-калькулятором неверно выбраны единицы измерения. В норме закладки ПФ необходимо указывать единицы измерения кг или литр. Норма закладки в порциях указывается только для блюд. В проанализированных нами ТТК найдены ошибки, непосредственно влияющие на списание и остаток товаров. Данные ошибки можно заметить при проведении списания реализации, если проводить анализ (который очевидно не делается бухгалтером-калькулятором). Т.к. избыточно расходуемый товар будет часто попадать в компенсации. А товары, закладка которых в ТТК ниже, чем расход по факту, будут часто попадать в недостачи при инвентаризациях. Что также можно заметить и устранить, если делать инвентаризации основательно и анализировать их результаты. Ни в одной из проанализированных ТТК не заполнены атрибуты: технология приготовления и выход блюда в готовом виде. Данные атрибуты отображаются в ТТК при распечатке и могут быть ориентиром для поваров при отдаче блюд. Списание документов по реализации, полученных с кассы, проводится с запозданием. Импорт документов настроен таким образом, что все заказы, независимо от способа оплаты (наличные, банковские карты, представительские расходы и т.п.), приходят в складскую программу единым документом - Реализация по умолчанию, что не позволяет сделать анализ по себестоимости, наценке, прибыли в разрезе разных оплат. Можно получить отпускную сумму по каждому виду оплаты в кассовом модуле, а суммы по себестоимости, наценке при текущих настройках складской программы, которые сделал бухгалтер, можно увидеть только одним единым итогом. В ПО бухгалтером-калькулятором дублируются причины списания. Порча не реализовано/Порча продуктов/Списание порча. Такого рода систематическое дублирование причин (статей перемещения) и использование для этих целей нескольких Примечаний можно расценивать, как попытку скрыть реальные цифры по отчетам, замаскировав их в разных накладных. Подобное введение данных так же не позволяет быстро получить из отчетов суммы для анализа работы предприятия. Статья порча списывается бухгалтером-калькулятором не по себестоимости (когда отпускная цена равно закупочной), а по неким ценам. Если сразу списывать продукты, списание которых не приносит прибыли (так называемые потери - порча, питание персонала, проработки и т.д.) по себестоимости, то в отчетах можно увидеть разницу между общей суммой, на которую отпущено продуктов с суммой закупа этих продуктов. И получить информацию для анализа, не прилагая дополнительных усилий для подсчета. OPEN FOOD кухня. При сравнении данных - списания через OPEN FOOD в складской программе должны сходиться со списаниями Open Food, которые отдает кухня, и забивают официанты (т.к. повара обязаны сдавать листы списания, а бухгалтеркалькулятор вносить эти данные в программу). При анализе выявлено, что списания Open Food, которые отдает кухня официантам и списания, которые вносятся в складскую программу, не связаны друг с другом. Корректный учет при такой форме работы невозможен. Внутренние документы по реализации (продажи с кассы) списываются с сильным опозданием, что не позволяет видеть реальную картину/реальные цифры по движению продуктов/остатков на предприятиях. Данные по расчетным остаткам (из учетной программы/ПО) нет возможности сравнить с реальными остатками на складах, так же нет возможности сравнить расхождения между фактическим приготовления блюд и ТТК. Фактически создается только видимость ведения учета – реальный анализ не проводится. Такое ведение документооборота недопустимо, проводимая на сегодняшний день «работа» бесполезна и наносит ущерб работе всего предприятия. Учет и инвентаризации по Бару. Инвентаризации проводятся 1-2 раза месяц с недопустимыми нарушениями. Инвентаризации вносятся, но не активируются, т.е. их результаты не учтены в формировании расчетных остатков. Бланки инвентаризаций в большей степени отсутствуют. Проанализированные бланки инвентаризаций дают нам возможность видеть, что внесенные в них итоги инвентаризаций не соответствуют данным, которые вводились в ПО, данные так же не совпадают с данными в сличительных ведомостях. Выявлен факт «подгона» данных/фактических остатков с документальными, а также скрытии реальных сумм (возможных убытков) по итогам инвентаризаций. Видимость учета «рисуется», а не фактически ведется. Исходя из полученных данных, можно сделать вывод о возможных злоупотреблениях персонала, о несоблюдении технологических процессов, некорректно созданных ТТК, об отсутствии текущих списаний или их чрезмерности для выравнивания инвентаризаций, а также возможно, что персонал приносит «свой» алкоголь. Для Барных проработок создано 2 идентичные по сути причины списания – Разработка блюд и Списание проработка. А в примечании указано, что списание проработка — это комплимент (при том, что для комплиментов в системе учета заведена отдельная причина списания). Подобного рода дублирование усложняет анализ данных из отчетов.41 «Проработка» подразумевает приготовление нового блюда или совершенствование «старого», логичное использование на проработку 1 (одной) порции (1-3), однако на «проработку» уходит гораздо больше алкоголя, нежели на приготовление порции. Со слов сотрудника, проработка – это приготовление полуфабрикатов. Исходя из этого, списание продуктов со склада происходит дважды: при продаже (из ТТК) и вручную бухгалтером-калькулятором (ПФ). Большое количество алкоголя списывается на причину списания OPENFOOD, такая форма работы недопустима. Для пробития алкогольных напитков в чек должна использоваться карточка (наименование товара) самого алкоголя. Openfood (позиции, которые отсутствуют в системе ПО и возможно в меню Бара) может использоваться для разовых случаев продажи позиций, которых нет в меню, но невозможно его использование систематически. Инвентаризация и учет хоз. товаров не ведется. Данные по расходу хоз. товаров в ПО не вводятся. Расход хозяйственных товаров не планируется и не анализируется. Инвентаризация и учет посуды, инвентаря, приборов, не ведется. Данные по расходу и приходу посуды, в ПО не вводятся. Материальные активы на ООО/ИП не приходуются и не учитываются. Факты потерь посуды, инвентаря, посуды и приборов (материальных ценностей) не анализируются и не компенсируются «ответственными лицами».

Работа линейного персонала в ПО - (front office) – опасные операции/злоупотребления.

Было выявлено, что отменено 689 пречеков. Больше всего отмененных пречеков в заказах конкретных официантов. Большое количество отмен может указывать на невнимательность и не квалифицированность официантов: не знает стоп-лист, не ориентируется в меню, не учитывает пожелания гостей. Также отмены пречеков могут использоваться персоналом для махинаций. Распространённая схема: официант выносит счет (пречек) гостям, они оставляют деньги и уходят. Затем официант в паре с менеджером отменяют пречек, удаляют несколько позиций из чека (или переносят в другой стол, или добавляют скидку в счет), таким образом уменьшая сумму счета. Разницу забирают себе. Различные акции, внутренние скидки для персонала должны по возможности настраиваться для применения автоматически в зависимости от выполненных условий. Например, для разных сотрудников можно создать отдельный стол, чтобы скидка для конкретного сотрудника могла быть применена только к заказам, оформленным на данный стол. Акции вида «последний час» также должны настраиваться для автоматического применения. Это снизит вероятность злоупотребления скидками персоналом.

Скидки — это убыточный механизм на перспективу.

Чтобы проявлять лояльность к гостям и мотивировать их приходить снова – необходимо использовать Бонусы, начисляя процент от заказа гостям на карты. Таким образом, «деньги» остаются внутри предприятия, даже если гость не вернется. Исходя из проведенного анализа внутренних систем ПО можно сделать вывод, что функционал программного обеспечения не используется в полной мере. Списания реализации проводятся номинально, полученные результаты не анализируются и не используются в интересах развития бизнеса.

После проведенного анализа и аудита в ресторане мы проводим системную работу над ошибками, разрабатываем и внедряем процессы восстановления и оптимизации.

• внедрение стандартов управления предприятием
• внедрение системы постанови и контроля задач
• кадровые решения и оптимизация штата
• разработка системы мотивации и KPI
• разработка и внедрение новых стандартов работы складского учета
• разработка и внедрение новых стандартов работы и производственных процессов
• оптимизация производственных процессов.
• внедрение удаленного контроля качества
• разработка нового меню
• подбор поставщиков
• консультирование собственников и топ-менеджеров проекта
• анализ работы инженерных систем (электрика, водоснабжение, канализация, вентиляция и т.д.)
• новые планировочные технологические решения.